La agenda de eventos

Las ideas espontáneas resultan ser en algunos casos las mejores, pero ¿cuando son es así?. En base a lo anterior decidimos programar una agenda que ponemos a disposición de nuestros amigos con dos intenciones principales, una la de contar con su asistencia y la otra para informarles el curso que seguirán las actividades.
De forma paralela siempre es bueno contar con la iniciativa de los miembros del grupo que puedan aportar ideas y acciones que lleguen a culminar un evento dentro del grupo, esto se puede realizar con el apoyo del presidente, staff y miembros del grupo dividiendo actividades y tareas a concretar bajo un esquema de tiempos, esto facilitará la organización de dicho evento.
Para que las actividades del grupo se vean reflejadas en el éxito es necesario sustentarla en una agenda diversificada, es decir, que contenga eventos de competencia, de convivencia, culturales, de exhibición y desde luego que contemple actividades en otros estados de la república. Además de todo esto ver la posibilidad de encontrar oportunidades únicas de promoción para el club, tales como auto show, conferencias especializadas, eventos deportivos de gran magnitud, etc.
Al crear l agenda se recomienda establecer un mínimo de tres meses de programación de eventos y al inicio de este programa ya estar sondeando eventos para complementar los tres trimestres restantes, de ser posible y si los factores externos lo permiten finalizar la agenda antes del segundo trimestre del año. Durante la generación de la agenda, es una buena práctica dejar días libres con la intención de intercalar eventos de programación espontánea, o bien para aquellos que a pesar de su programación extemporánea llegaran a interesar al grupo.
Es importante contemplar en la creación de la agenda aquellos eventos que por su calidad y constancia valieron la pena el año pasado y que seguramente se repetirán en fecha similar en este año. Y descartar por completo aquellos eventos que por su escasez en todos los sentidos, solo degradan el concepto de verdaderos eventos automotrices.
Veamos a la agenda como el complemento más importante de la organización del grupo y la forma más explicita para que los miembros preparen su autos, tiempo, recursos para participar en los eventos programados.
Como parte importante de la evolución de la agenda se deben incluir visitas a sitios de interés que no se hayan visitado con anterioridad, así conservaremos la frescura e interés de la agente, a tal grado que preferirán planear sus actividades recreativas con el grupo que por su cuenta.
En pocas palabras la agenda será el claro reflejo de las actividades del club y una clara muestra de organización que dará confianza al grupo para intervenir de forma constante. En la medida que nuestro programa sea atractivo, nuestra asistencia se incrementará logrando así un grupo sólido y unido.

Tips para emitir una agenda de eventos

1.       Programar con antelación mínima de 15 días los eventos. Lo más adecuado es programar el primer trimestre del año con un mes de anterioridad.

2.       Emitir una convocatoria a participar en la programación de eventos recreativos.

3.       Reunirse con el staff y definir la agenda que convenga al grupo.

4.       Obtener el calendario de eventos de otros clubes u organizaciones en los que pueda contribuir la presencia del club.

5.       Difundir los eventos con los demás clubes, para poder reforzar los lazos de amistad en el gremio.

6.       Tener en cuenta los días de puente o festivos donde pudiera incorporarse una convivencia o evento importante para el grupo que estimule las relaciones.

7.       Incluir en el programa actividades para nuevos socios o prospectos resulta en una difusión muy amplia de sus actividades entre los interesados.

8.       Evita en todo lo posible el corrimiento de fechas, aunque debido a terceros esto suele pasar, pero no esta demás predicar con el ejemplo.

9.      La agenda de actividades o calendario deberá incluir una gama de eventos para todos los gustos a fin de cubrir las expectativas del grupo.

10.    Motivar a los miembros a participar en la logística con propuestas y acciones que culminen actividades de la agenda.